Intern Reglement

1.1. Missie en doel van het reglement

Het SCZ-team wil alle leden binnen hun persoonlijke mogelijkheden zo goed mogelijk laten zwemmen en aquagymen. Enthousiasme, ontspanning, inspanning en plezier staan daarbij centraal. Door de ontwikkeling van sportieve vaardigheden en het verenigingsgevoel wil SCZ een club zijn waarop leden, ouders, trainers, lesgevers en vrijwilligers trots kunnen zijn.

Dit reglement bevordert een goede, veilige en respectvolle samenwerking tussen de club, zwemmers, ouders, vrijwilligers en andere betrokkenen. Iedereen die lid is of lid wil worden, neemt kennis van dit reglement. Voor minderjarige leden geldt dat ook de ouders, voogden of wettelijke vertegenwoordigers hiervan kennis nemen.

1.2. Communicatie

Nederlands is de officiële communicatietaal binnen SCZ. Van leden, zwemmers, ouders, trainers, lesgevers en vrijwilligers wordt verwacht dat zij zich inspannen om de communicatie in het Nederlands te volgen en, waar mogelijk, ook in het Nederlands te communiceren. Wanneer iemand het Nederlands nog onvoldoende beheerst, toont SCZ begrip en ondersteunt de club waar mogelijk, maar de voertaal blijft Nederlands.

1.3. Respect, inclusie en fair play

• Iedereen behandelt elkaar met respect, ongeacht leeftijd, afkomst, huidskleur, taal, geloof, geslacht, identiteit, mogelijkheden, niveau of prestaties.
• Sportiviteit, eerlijkheid, inzet, teamspirit en plezier vormen de basis van de clubwerking.
• Kwetsende opmerkingen, pesten, uitsluiting, dreiging, geweld, vandalisme, diefstal of herhaald respectloos gedrag worden niet aanvaard.
• Meningsverschillen worden op een rustige en respectvolle manier besproken, niet tijdens lessen, trainingen of wedstrijden.

1.4. Grensoverschrijdend gedrag en veilige sportomgeving

SCZ wil dat iedereen zich veilig, welkom en gewaardeerd voelt. Gedrag dat de fysieke of emotionele grenzen van anderen schendt, discriminerend, intimiderend, vernederend of bedreigend is, wordt niet aanvaard. Dit geldt ook voor gedrag via sociale media, chatgroepen of andere digitale kanalen.

• Respecteer steeds de persoonlijke grenzen van anderen.
• Deel geen foto’s, filmpjes of berichten waarmee iemand gekwetst, uitgelachen of zonder toestemming herkenbaar in beeld gebracht wordt.
• Voel je je onveilig of zie je dat iemand anders niet goed behandeld wordt, spreek dan een trainer, lesgever, bestuurslid of het AanspreekPunt Integriteit (API) aan.
• Elke melding wordt ernstig genomen en discreet behandeld.

1.5. AanspreekPunt Integriteit (API)

SCZ beschikt over een AanspreekPunt Integriteit (API) voor situaties waarin het welzijn van een sporter, ouder, lid, lesgever, trainer of vrijwilliger in het gedrang komt. Voor praktische of kleinere bezorgdheden is de verantwoordelijke lesgever, trainer of clubverantwoordelijke het eerste aanspreekpunt. Wanneer een situatie gevoeliger is of de gewone werking overstijgt, kan de API worden ingeschakeld.

De Club-API werkt discreet en zorgvuldig. Contactgegevens van de API worden via de clubcommunicatie en/of de website beschikbaar gemaakt.

2.1. Inschrijvingsbeleid

Om de continuïteit van de werking te garanderen, werkt SCZ met voorrangsgroepen voor inschrijvingen voor elk nieuw seizoen. De concrete timing en modaliteiten worden tijdig gecommuniceerd.

2.2. Lidgeld en mutualiteitsattesten

• Het lidgeld wordt aan het begin van de lessenreeks of het seizoen betaald.
• Wanneer het lidgeld niet tijdig betaald is, kan toegang tot lessen, trainingen of activiteiten worden geweigerd tot de betaling in orde is.
• Het correcte lidgeld per groep wordt jaarlijks door het bestuur vastgelegd en via de website gecommuniceerd.
• Na betaling bezorgt SCZ, waar van toepassing, een attest voor de mutualiteit. De deelnemer of ouder volgt de terugbetaling zelf op bij de mutualiteit.
• Het lidgeld is persoonlijk, niet overdraagbaar en wordt niet terugbetaald.
• SCZ kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor geannuleerde lessen of trainingen door onverwachte sluiting van het zwembad of andere externe omstandigheden.

3.1. Gebruik van zwembad, kleedkamers en materiaal

• Zwemmers en leden respecteren de toegewezen kleedkamers en laten deze netjes achter.
• Kleedkamers, douches en gangen zijn geen speelruimten.
• Kostbare voorwerpen worden best niet meegebracht. SCZ is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal.
• Iedereen draagt zorg voor het zwembad, de infrastructuur, het clubmateriaal en het materiaal van anderen.
• Instructies van zwembadpersoneel, trainers, lesgevers, vrijwilligers en verantwoordelijken worden opgevolgd.

3.2. Foto’s, filmpjes en digitale communicatie

• Het maken van foto’s of filmpjes tijdens lessen, trainingen of in kleedkamers is niet toegestaan zonder uitdrukkelijke toestemming van de club.
• Foto’s of filmpjes van anderen mogen niet gedeeld worden zonder toestemming.
• Sociale media en chatgroepen worden respectvol gebruikt. Kwetsende of negatieve berichten over leden, ouders, trainers, vrijwilligers of de club horen niet thuis binnen SCZ.

3.3. Aanwezigheid en deelname

Regelmatige aanwezigheid is belangrijk voor de kwaliteit van de lessen, trainingen en groepswerking. Per doelgroep gelden specifieke aanwezigheidsafspraken. Bij langdurige afwezigheid wordt gevraagd om de club, verantwoordelijke lesgever of trainer tijdig te verwittigen.

4.1. Voor en na de zwemles

• Zwemmers zijn tijdig aanwezig. Wie te laat komt, kan geweigerd worden voor de les.
• Zwemmers van zwemschool, fasttrack en zwemacademie laten hun lidkaart scannen voor zij naar de kleedkamers gaan. Het aanbieden van de lidkaart is verplicht.De lidkaart mag digitaal aangeboden worden.
• Bij verlies van de lidkaart wordt een nieuwe lidkaart aangekocht tegen het door de club bepaalde bedrag.
• Zwemmers van de jeugdgroepen en G-zwemmers leggen hun lidkaart klaar wanneer dit wordt gevraagd.
• Door het grote aantal zwemmers kan douchen tijdens de uren van zwemschool en zwemacademie enkel op basis van een medisch attest.
• Ouders halen hun kinderen tijdig op.

4.2. Tijdens de zwemles

• Zwemmers nemen regelmatig deel. Bij minder dan 60% aanwezigheid zonder medisch attest kan SCZ beslissen de inschrijving voor het volgende seizoen niet te verlengen.
• Tijdens de zwemlessen dragen zwemmers een badpak of nauwsluitende zwembroek. Zwemshorten en bikini’s zijn niet toegestaan.
• Het dragen van een badmuts is verplicht. Bij verlies of beschadiging wordt een nieuwe badmuts aangekocht tegen het door de club bepaalde bedrag. Voor het G-zwemmen wordt dit in onderling overleg met de ouders/voogd per zwemmer bepaald.
• Zwemmers volgen de instructies van lesgevers en vrijwilligers op en gedragen zich sportief en respectvol.

4.3. Afspraken voor ouders

• Ouders zorgen ervoor dat hun kind tijdig aanwezig en tijdig omgekleed is.
• Ouders respecteren medewerkers van SCZ, vrijwilligers, lesgevers, trainers en bestuursleden.
• Ouders geven tijdens de zwemles geen instructies aan hun kind. De begeleiding gebeurt door de bevoegde lesgevers.
• Alleen ouders van kinderen met oranje of witte badmuts of G-zwemmers worden in de toegewezen kleedkamers toegelaten. Ouders van andere groepen wachten in de hal of buiten de zwemzone.
• Ouders of begeleiders van kinderen met oranje of witte badmuts nemen de kleren mee wanneer lockers niet beschikbaar zijn.
• Voor sporttechnische vragen kan men terecht bij de verantwoordelijke lesgever of jeugdcoördinator. Voor andere vragen kan men de vrijwilligers aan de ingang of het bevoegde bestuurslid aanspreken.

5.1. Tijdig aanwezig en registratie

• Leden zijn tijdig aanwezig zodat de lessen op het voorziene uur kunnen starten.
• Leden komen voldoende op tijd om zich rustig om te kleden en klaar te maken.
• Gebruik de kleedcabines die bij het begin van het seizoen worden toegewezen.
• Leden van aquagym en volwassen zwemmers leggen hun lidkaart klaar zodat deze vlot kan worden gescand. Voor sommige groepen gebeurt de registratie door de lesgevers volgens de clubafspraken.

5.2. Houding tijdens de lessen

• Iedereen toont een sportieve en respectvolle houding.
• Respecteer lesgevers, medezwemmers en andere aanwezigen.
• Volg de instructies van de lesgever op.
• Verstoor de lessen niet door storend gedrag of onnodige gesprekken.
• Geef elkaar ruimte en toon begrip voor het niveau en tempo van andere deelnemers.

5.3. Afwezigheden en engagement

• Bij een korte of eenmalige afwezigheid is een melding niet verplicht.
• Bij langdurige afwezigheid wegens ziekte, blessure, werkgerelateerde omstandigheden of andere bijzondere situaties neemt het lid tijdig contact op met de club.
• Van leden wordt verwacht dat zij op voldoende regelmatige basis deelnemen.
• Wanneer een lid op seizoensbasis minder dan 60% aanwezig is zonder geldige reden, behoudt SCZ zich het recht voor de inschrijving voor het volgende seizoen niet te verlengen.
• Leden dragen bij aan een aangename en sportieve omgeving en zorgen mee voor de goede naam en sfeer van SCZ.

6.1. Doel en selectieprocedure

De competitieafdeling is bedoeld voor zwemmers die gemotiveerd zijn om op een intensiever niveau te trainen en deel te nemen aan wedstrijden. Competitiezwemmen vraagt een groter engagement dan recreatief zwemmen. Bij selectie kijkt SCZ niet alleen naar prestaties, maar ook naar inzet, motivatie, trainingshouding, leerbaarheid en bereidheid om zich te engageren binnen een ploeg.

• Op het einde van elk seizoen organiseert SCZ selectietrainingen voor zwemmers die in aanmerking komen.
• De doelgroep voor selectie bestaat onder meer uit zwemmers met gele of donkerblauwe badmuts in het tweede tot en met vijfde leerjaar en zwemmers uit jeugdgroepen die niet ouder zijn dan 11 jaar.
• De selectie omvat een technische zwemtest en een motivatiegesprek.
• De snelste zwemmer is niet automatisch geselecteerd. De trainers beoordelen welke groep het best aansluit bij de ontwikkeling van de zwemmer.
• De definitieve beslissing over indeling in een competitiegroep wordt genomen door de competitietrainers.

6.2. Instroom en lidgeld competitie

• Nieuwe competitiezwemmers starten bij het begin van het seizoen.
• Nieuwe competitiezwemmers kunnen ten vroegste vanaf januari van het lopende seizoen deelnemen aan wedstrijden.
• Vanaf 12 jaar of eerste middelbaar aanvaardt SCZ enkel nieuwe competitiezwemmers die minstens twee seizoenen over een wedstrijdlicentie beschikken en voldoende ervaring hebben om aan te sluiten bij het niveau van de trainingsgroep.
• Het lidgeld voor de competitieafdeling omvat trainingen, gebruik van de clubapp, wedstrijdlicentie en deelname aan wedstrijden volgens de clubafspraken.

6.3. Afspraken tijdens trainingen

• Competitiezwemmers zijn 10 minuten voor de start van de training aanwezig en klaar om op tijd te starten.
• Zwemmers gaan de kleedkamers pas binnen wanneer een trainer in het zwembad aanwezig is.
• Iedere zwemmer meldt zich voor elke training aan via de app. Deze registratie is verplicht.
• Zwemmers helpen spontaan mee met het klaarzetten van het zwembad en het opruimen na de training.
• De zwemmers van de competitiegroepen, hebben verplichte droogtraining of stretching voor of na hun zwemtraining.
• Zwemmers brengen voldoende drinken mee (liefst sportdrank) en zorgen voor eigen verplicht trainingsmateriaal, waaronder zwemgerief, duikbril en snorkel.
• Tijdens de trainingen wordt het volledige programma uitgevoerd. Alleen de trainer kan beslissen om hiervan af te wijken.

6.4. Aanwezigheden en afwezigheden

• Regelmatig trainen is noodzakelijk om vooruitgang te maken en als team goed te functioneren.
• Elke afwezigheid wordt met reden aan de trainers gemeld.
• Een aanwezigheid van minstens 85% per maand wordt verwacht.
• Bij onvoldoende aanwezigheid volgt eerst een gesprek en eventueel een waarschuwing.
• Bij blijvend onvoldoende aanwezigheid kan de zwemmer worden doorverwezen naar sportzwemmen.
• Trainers kunnen beslissen een zwemmer niet in te schrijven voor een wedstrijd wanneer de trainingsaanwezigheid onvoldoende is.
• Examenperiodes voor zwemmers vanaf 12 jaar gelden als uitzondering, mits verwittiging van de trainers.

6.5. Fitness, krachttraining en gezonde sportbeoefening

• Zwemmers mogen vanaf ongeveer 16 jaar starten met krachttraining in de fitness.
• De zwemmers die wensen te fitnessen sluiten zelf een abonnement af in een fitnesszaal naar keuze.
• Fitness gebeurt op eigen verantwoordelijkheid. Trainers kunnen een aangepast schema voorzien.
• Iedere zwemmer traint verantwoord en houdt rekening met zijn of haar lichaam.
• SCZ is niet verantwoordelijk voor blessures of kwetsuren in de fitness.
• Het gebruik van verboden of prestatiebevorderende middelen is niet toegestaan. Voor dopingregels en verboden middelen zijn de geldende sportreglementen van toepassing. https://www.dopingvrij.vlaanderen/

6.6. Wedstrijden

• Voor deelname aan officiële wedstrijden is een geldig sportmedisch attest vereist, afgeleverd door een erkende sportarts. Binnen SCZ wordt dit onderzoek om de twee jaar herhaald.
• De zwemmer en ouders zijn verantwoordelijk voor het tijdig plannen van de keuring en het bezorgen van het attest aan het secretariaat.
• Aan het begin van elk seizoen ontvangen zwemmers en ouders een voorlopige wedstrijdkalender. De trainers bepalen welke wedstrijden passen binnen de ontwikkeling en het trainingsschema van de zwemmer.
• De zwemmer of ouders schrijven in via de clubapp en respecteren de uiterste inschrijfdatum. Na deze datum worden geen inschrijvingen meer aanvaard.
• Wie zich inschrijft voor een wedstrijd, engageert zich om deel te nemen. Uitschrijven na de deadline is in principe niet mogelijk.
• Wanneer een zwemmer zonder geldige reden afwezig is, kunnen administratieve kosten en startgelden worden doorgerekend volgens de clubafspraken. Zolang deze kosten niet betaald zijn, kan deelname aan wedstrijden geweigerd worden.
• Bij ziekte op de wedstrijddag wordt de trainer van dienst zo snel mogelijk verwittigd en wordt binnen vijf werkdagen een medisch attest bezorgd.
• Van competitiezwemmers wordt verwacht dat zij minimaal aan zes wedstrijden deelnemen. Startende zwemmers nemen minimaal aan vier wedstrijden deel.

6.7. Selectiewedstrijden en kampioenschappen

• Zwemmers van 11 jaar of ouder kunnen na het behalen van officiële limiettijden deelnemen aan provinciale, Vlaamse of Belgische kampioenschappen.
• Wanneer een zwemmer zich kwalificeert voor een kampioenschap, verwacht SCZ deelname.
• Wanneer deelname uitzonderlijk niet mogelijk is, wordt de trainer zo snel mogelijk geïnformeerd.
• Tijdens deze periode kan niet gekozen worden om in plaats daarvan aan een andere wedstrijd deel te nemen.
• Bij afwezigheid wegens ziekte gelden dezelfde afspraken rond het tijdig bezorgen van een medisch attest.

6.8. Gedragscode competitiezwemmers

• Competitiezwemmers zijn ambassadeurs van SCZ en vertegenwoordigen de club op trainingen en wedstrijden.
• Zij behandelen trainers, vrijwilligers, officials, ploeggenoten, tegenstanders en supporters met respect.
• Zij respecteren beslissingen van trainers, officials en wedstrijdjury.
• Zij zetten zich maximaal in, laten de wedstrijdlocatie netjes achter en nemen verantwoordelijkheid voor hun gedrag.
• Zij zwemmen eerlijk, respecteren wedstrijdreglementen, accepteren winst en verlies sportief en moedigen ploeggenoten aan.
• Tijdens wedstrijden dragen competitiezwemmers de officiële SCZ-clubkledij volgens de clubafspraken.

6.9. Maatregelen bij niet-naleving

Wanneer afspraken niet worden nageleefd, gaan trainers of clubverantwoordelijken in eerste instantie in gesprek. Bij herhaald of ernstig gedrag kan SCZ bijkomende maatregelen nemen.

• Tijdelijke uitsluiting van trainingen, wedstrijden of activiteiten.
• Een gesprek met de zwemmer en ouders.
• Extra afspraken die nageleefd moeten worden.
• Tijdelijke of, in uitzonderlijke gevallen, definitieve verwijdering uit de competitiegroep.
• Bij ernstige feiten kan het bestuur beslissen om het lidmaatschap stop te zetten volgens de toepasselijke procedure.

7.1. Rol van ouders

Ouders spelen een belangrijke rol in de sportbeleving van hun kind. Zij ondersteunen, moedigen aan en helpen mee bouwen aan een positieve clubsfeer. Zwemmers, trainers, ouders, officials en vrijwilligers vormen samen een team.

7.2. Respect voor trainers en sportieve keuzes

• Ouders hebben vertrouwen in de deskundigheid van trainers.
• Ouders respecteren beslissingen over trainingen, trainingsgroepen, wedstrijdplanning en sportieve keuzes.
• Ouders laten de trainer zijn of haar werk doen zonder tussenkomst tijdens trainingen of wedstrijden.
• Vragen of bezorgdheden worden op een rustig moment besproken, niet tijdens een training of wedstrijd.
• Ouders geven of regelen geen extra trainingen of leren zelf geen nieuwe technieken aan.
• Ouders bewaken mee het evenwicht tussen sport, school, vrije tijd, rust en herstel.

7.3. Verwachtingen, communicatie en wedstrijdhouding

• Ouders moedigen hun kind positief aan en hanteren realistische verwachtingen.
• Prestaties worden niet uitsluitend beoordeeld op medailles of tijden. Inzet, plezier, doorzettingsvermogen en persoonlijke vooruitgang zijn even belangrijk.
• Ouders communiceren beleefd met trainers, vrijwilligers, bestuursleden en andere ouders.
• Ouders voeren geen discussies tijdens trainingen of wedstrijden of in aanwezigheid van zwemmers.
• Tijdens wedstrijden mengen ouders zich niet in de coaching en respecteren zij beslissingen van officials en jury.
• Na een wedstrijd heeft een zwemmer vaak meer behoefte aan een compliment voor inzet dan aan een analyse van prestaties.

7.4. Officials

• Officials, kamprechters, starters en jurysecretarissen zijn onmisbaar voor het organiseren van wedstrijden.
• SCZ vraagt ouders officials en juryleden steeds met respect te behandelen en hun beslissingen te respecteren.
• SCZ doet een warme oproep aan ouders om zich als official te engageren. De opleiding wordt volgens de clubafspraken ondersteund.
• Wanneer SCZ onvoldoende officials kan afvaardigen, kan de club beslissen om niet deel te nemen aan een wedstrijd of het aantal ingeschreven zwemmers te beperken om boetes te vermijden.
• Geen officials betekent in de praktijk dat deelname aan wedstrijden in het gedrang kan komen.

8.1. Privacy en verwerking van persoonsgegevens

SCZ hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens en verwerkt deze gegevens met zorg en overeenkomstig de geldende privacywetgeving. Persoonsgegevens worden gebruikt voor de goede werking van de club, zoals ledenadministratie, organisatie van lessen, trainingen, wedstrijden en stages, communicatie met leden en ouders, aansluiting bij federaties, verzekeringen en wettelijke verplichtingen.

• SCZ verwerkt enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor de clubwerking of wettelijk vereist zijn.
• Gegevens worden enkel met derden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de clubwerking of wanneer de wet dit voorschrijft.
• Tijdens trainingen, wedstrijden en clubactiviteiten kunnen sfeerbeelden gemaakt worden voor clubcommunicatie, website, nieuwsbrief of sociale media.
• Wie niet wil dat herkenbare beelden gebruikt worden, meldt dit schriftelijk aan het bestuur of via het door SCZ opgegeven contactadres.
• Leden en, waar van toepassing, ouders hebben het recht om persoonsgegevens in te kijken, te laten verbeteren of binnen wettelijke mogelijkheden te laten verwijderen.

8.2. Uitsluiting of stopzetting van lidmaatschap

Een lid kan uitgesloten worden van lessen, trainingen, wedstrijden of clubactiviteiten bij onder meer herhaald wangedrag, moedwillige schade, niet-naleving van het reglement of niet-betaling van lidgeld na verwittiging. Bij uitsluiting wordt de procedure gevolgd die voorzien is in de statuten en/of de interne afspraken van de club. Het bestuur neemt de eindbeslissing en communiceert deze aan de betrokken personen. Bij uitsluiting wordt in principe geen geheel of gedeeltelijk lidgeld terugbetaald.

8.3. Kennisname en wijzigingen

Door deel te nemen aan de activiteiten van SCZ verklaart ieder lid, en voor minderjarigen ook de ouder, voogd of wettelijke vertegenwoordiger, kennis genomen te hebben van dit reglement en zich ertoe te verbinden de afspraken na te leven.

Het bestuur kan dit reglement aanpassen wanneer dit nodig is voor de goede werking van de club, wijzigingen in wetgeving, federatiereglementen, zwembadregels of organisatorische noden. De meest recente versie wordt via de gebruikelijke clubkanalen ter beschikking gesteld.

Slot
Samen zorgen we ervoor dat SCZ een plaats blijft waar iedereen op een veilige, respectvolle en plezierige manier kan zwemmen, trainen, groeien en wedstrijden beleven.

Zaventem, 18 augustus 2026