Swimming Club Zaventem wil geïnteresseerde sportievelingen de kans geven om zich te vervolmaken in de zwemsport. Zowel op recreatief als op competitieniveau.
We richten ons op mensen in groot Zaventem en de nabije omgeving.
Om dit allemaal in goede banen te leiden hebben wij nood aan vrijwilligers. Een duidelijke beleidsvisie op het werken met vrijwilligers is dan ook zeer belangrijk.
Onze vrijwilligers kunnen allerlei taken uitvoeren binnen onze zwemclub : bestuursleden, lesgevers, ondersteuners van de zwemschool , officials , afgevaardigden maar ook onze occasionele helpers bij evenementen. Al onze vrijwilligers zijn van onschatbare waarde, ze zijn immers het cement van onze club.
1. Werving en selectie van onze vrijwilligers.
Onze zwemclub wil aantrekkelijk zijn voor zwemmers en ouders. Om deze kwaliteit te kunnen bieden zijn wij in belangrijke mate afhankelijk van vrijwilligers.
Wij hebben voldoende vrijwilligers nodig om al onze activiteiten in goede banen te leiden. Sommige vrijwilligers moeten ook voldoende gekwalificeerd zijn om hun taak naar behoren te kunnen uitvoeren.
Swimming Club Zaventem krijgt haar vrijwilligers op 3 manieren :
- Via het persoonlijk aanspreken van geschikte kandidaten.
- Mensen die zich op eigen initiatief aanbieden om vrijwilligerswerk te doen.
- Door werving in het eigen clubblad en nieuwsflashes.
Om een vrijwilliger bij onze club te kunnen verwelkomen kan er een wervings- en selectieprocedure aan vooraf gaan.
1.1. Selectie van vrijwilligers: Toepassing van selectiecriteria.
Vrijwilligers kunnen bepaalde taken voorgelegd krijgen waaraan bepaalde eisen worden gesteld.
De kwaliteit van vrijwilligers wordt in belangrijke mate bepaald door de opvattingen die de vrijwilliger zelf heeft over zijn taak. Hierbij spelen kennis, (levens-) ervaring vaardigheden en beschikbare tijdsbesteding een rol.
Van vrijwilligers die wekelijks helpen om het verloop van de zwemschool in goede banen te leiden wordt geen specifieke kennis van het zwemgebeuren verwacht, maar goede communicatievaardigheden, discretie en omgang met kinderen spelen zeker een grote rol.
Van onze officials, bestuursleden en lesgevers verwachten wij dat ze zich regelmatig bijscholen om hun taak naar behoren te kunnen uitvoeren.
Van onze occasionele vrijwilligers verwachten wij enkel een engagement voor de taken en het evenement waarvoor zij zich aanbieden.
1.2. Kennismaking met de kandidaat-vrijwilliger.Informeren van de vrijwilliger.
Door met de vrijwilliger bij aanvang een gesprek te houden krijgt hij/zij een beeld over het werk en de inzet die van hen verwacht wordt.
Wanneer de vrijwilliger binnen onze club aan het werk gaat, wordt op regelmatige basis bekeken of de vrijwilliger zich thuis voelt in onze club.
Soms kan het zijn dat een vrijwilliger door verschillende redenen of omstandigheden niet geschikt is voor een functie waar er aanvankelijk interesse voor was, maar dat er wel mogelijkheden zijn om de persoon een andere functie aan te bieden. In deze situatie beslist uiteraard de vrijwilliger zelf of hij/zij dit voorstel wil aanvaarden.
Wanneer een vrijwilliger niet meer in aanmerking komt voor een bepaalde functie wordt hij/zij persoonlijk aangesproken door de voorzitter, hoofdtrainer of vrijwillligerscoördinator. De vrijwilliger wordt correct geïnformeerd over het besluit dat tot de stopzetting van samenwerking heeft geleid.
Wanneer een vrijwilliger na een tijdje niet meer binnen onze club wil of kan fungeren, meldt hij/zij dit persoonlijk aan de voorzitter, hoofdtrainer en vrijwilligerscoördinator.
Deze personen noteren ook waarom de vrijwilliger stopt in onze club.
1.3. Introductie van de vrijwilligers.
De introductie heeft “ een wederzijdse kennismaking” tot doel. De nieuwe vrijwilliger krijgt de tijd en de ruimte om te wennen aan de nieuwe taak :
- Kennismaking met de zwemclub
Elke nieuwe vrijwilliger ( lesgever, trainer, official, bestuurslid of vrijwilliger binnen de zwemschool ) wordt wegwijs gemaakt binnen onze zwemclub indien nodig. De vrijwilliger krijgt info over de doelstellingen en de leefregels van onze zwemclub en over de dagelijkse gang van zaken.
- Kennismaken met de collega-vrijwilligers
Uiteraard moeten de nieuwe vrijwilligers de mensen leren kennen met wie ze gaan samenwerken. De vrijwilligerscoördinator of de hoofdtrainer zorgt voor de eerste kennismaking met de reeds werkzame vrijwilligers.
- Kennismaking met de specifieke taak binnen de zwemclub.
De vrijwilliger wordt duidelijk geïnformeerd over zijn of haar taak. De hoofdtrainer of coördinator geeft informatie over de dagelijkse gang van zaken , de afspraken enz…
Ook de specifieke taken van de vrijwilliger worden duidelijk afgebakend, zij worden op de hoogte gebracht van de stappen die zij kunnen ondernemen bij eventuele problemen (en wie het aanspreekpunt hierover is)
Tijdens de kennismakingsperiode zal de nieuwe vrijwilliger meelopen met een collega-vrijwilliger. De hoofdtrainer en coördinator begeleiden van op afstand. Ze zijn wel ten allen tijde aanspreekbaar.
2. Begeleiden van de vrijwilligers.
De begeleiding van onze vrijwilligers kan zowel taakgericht en/of persoonsgericht plaatsvinden.
2.1. Taakgericht :
Wanneer de vrijwilliger een taakgerichte begeleiding krijgt , kan deze begeleiding zich toespitsen op de bevordering van de deskundigheid ( vooral dan voor trainers, officials en lesgevers).
De Vlaamse zwemfederatie en het provinciaal bestuur bieden coaching aan voor de vrijwilligers voor wie dit relevant is. Deze coaching kan op vraag van het bestuur , de hoofdtrainer of de vrijwilliger zelf aangeboden worden.
Ook collega-vrijwilligers kunnen deze rol van coaching op zich nemen.
2.2. Persoonsgericht :
De persoonsgerichte begeleiding spitst zich toe op het persoonlijk functioneren van de vrijwilliger binnen onze zwemclub.
Deze persoonlijke begeleiding kan zowel aangevraagd worden door het bestuur, de coördinator, de hoofdtrainer of de persoon in kwestie zelf.
2.3. Deskundigheidsbevordering:
Onder de deskundigheidsbevordering wordt de taakgerichte en de persoonsgerichte begeleiding van onze vrijwilligers verstaan.
Deze heeft tot doel om de kennis , vaardigheden of motivatie van de vrijwilligers te vergroten. Hierdoor wordt de kwaliteit van onze vrijwilligers verhoogd en daarmee ook de kwaliteit van onze lessen, trainingen en randactiviteiten.
De inhoud en de intensiteit van de deskundigheidsbevordering kan uiteenlopen.
Van onze lesgevers en trainers wordt verwacht dat zij jaarlijks minstens 6 uur bijscholing volgen. De intensiteit en het aantal van deze bijscholingen hangt af van het behaalde diploma.
Onze officials dienen een minimum aantal wedstrijden te begeleiden, zo niet verliezen zij hun vergunning. Dit minimum aantal wordt opgelegd door de federatie.
Van onze vrijwilligers binnen de zwemschool wordt er een degelijk engagement verwacht. In overleg met de verantwoordelijke stellen ze een kalender op en zorgen ze ervoor dat er voldoende aanwezigheid is om de afgesproken taken op kwalitatieve wijze te kunnen uitvoeren
Van het bestuur wordt er een regelmatige aanwezigheid op de bestuursvergaderingen verwacht. Zij dienen zich ook bij te scholen indien er nood is aan een bepaalde expertise die niet of onvoldoende aanwezig is binnen het bestuur.
De deskundigheidsbevordering moet aansluiten bij de wensen en de behoeften van de vrijwilliger. Door middel van functioneringsgesprekken met de vrijwilligers kan men inzicht krijgen over de behoefte ( vb. nood aan extra kennis en/of vaardigheden) van de vrijwilliger.
2.4 Het attentiebeleid.
In onze club wordt er een attentie beleid gevoerd. Hiermee wensen we de betrokkenheid met de club te vergroten en onze waardering voor de inzet van onze vrijwilligers te laten blijken. Het attentiebeleid geldt enkel voor vrijwilligers die op regelmatige basis binnen onze club werkzaam zijn. Dit attentiebeleid geldt niet voor occasionele vrijwilligers bij onze evenementen.
Teambuildingsactiviteit.
Speciaal voor alle vrijwilligers is er een jaarlijkse teambuildingsactiviteit aan het begin van het seizoen. Deze activiteit wordt georganiseerd door ons feestcomité. Met deze activiteit stellen we de nieuwe vrijwilligers voor aan het team en worden eventuele afspraken gemaakt of herhaald.
Geboorte en huwelijk.
Onze medewerkers ontvangen bij gezinsuitbreiding en huwelijk een kleine attentie van de club.
Internationale vrijwilligersdag.
Jaarlijks wordt er een week van de official , een dag van de trainer en een internationale vrijwilligersdag georganiseerd. Op deze dagen worden onze specifieke vrijwilligers in het zonnetje gezet. Tijdens deze periode wordt er een ( schriftelijk) bedankje voorzien. Dit gebeurt meestal in de vorm van een nieuwsflash.
Eindejaarspresentje.
Ter gelegenheid van het einde van een kalenderjaar ontvangen de vrijwilligers gelukwensen die meestal vergezeld gaan van een presentje.
Evaluatievergaderingen.
Om de betrokkenheid en het welbevinden van de vrijwilligers , de trainers en de lesgevers te verhogen wordt er jaarlijks per specifieke doelgroep een evaluatievergadering georganiseerd.
Cursuspakket .
Alle cursussen die onze vrijwilligers volgen ten voordele van onze zwemclub worden door de , na ontvangst van een nascholingsattest , terugbetaald.
2.5 Het exitgesprek.
De samenwerking tussen de zwemclub en de vrijwilliger kan om diverse redenen beëindigd worden, zowel door de zwemclub als door de vrijwilliger. Wanneer het initiatief van de zwemclub komt , dient dit beargumenteerd te worden.
Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om te stoppen met vrijwilligerswerk , is het ook voor de zwemclub belangrijk de redenen hiervoor te kennen. Mochten er , hoe dan ook, fouten zijn gemaakt of misverstanden zijn ontstaan , dan is het zaak om dit zo mogelijk recht te zetten en/of herhaling daarvan te voorkomen. Om helderheid te scheppen over de vertrekredenen kan een exitgesprek met de vrijwilliger worden gevoerd.
Van bestuursleden wordt gevraagd om bij het beëindigen van het mandaat een officiële ontslagbrief op te stellen.
3. Rechtspositie van de vrijwilliger.
Onder de rechtspositie van de vrijwilliger worden de rechten en de plichten verstaan waartoe de vrijwilliger en de zwemclub zich jegens elkaar verbonden hebben.
3.1.Registratie van de persoonlijke gegevens en verzekering.
De zwemclub moet kennis hebben van enige persoonlijke gegevens van de vrijwilliger. De secretaris van de zwemclub houdt deze bij.
SCZ sluit voor elke aanvaarde vrijwilliger een beperkte verzekering af volgens de modaliteiten aangeboden door de VZF.
3.2. Inspraak en medezeggenschap.
Trainers en lesgevers zijn verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen van de hen toegewezen groep. Zij hebben ook de Panathlon – verklaring ondertekend.
De trainers bepalen welke zwemmers worden geselecteerd voor bepaalde groepen en wedstrijden.
De lesgevers bepalen wie de doelstellingen van de groep behaalden en vervolgens mag doorschuiven naar de volgende groep.
Officials en afgevaardigden dienen volgens de algemene regels van de VZF te functioneren. Tijdens de wedstrijden dienen zij zich te houden aan de instructies van de kamprechter van dienst.
Andere vrijwilligers dienen zich te houden aan de leefregels van de club.
Van bestuursleden wordt discretie verwacht.
Algemene beslissingen in verband met het beleid worden enkel door het bestuur genomen.
3.3 Informatievoorziening.
Vrijwilligers hebben recht op functionele informatie die nodig is om hun taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Daarnaast dienen ze te worden geïnformeerd over wat er binnen de zwemclub gebeurt. Er wordt jaarlijks een vergadering gehouden met de verschillende groepen. Tevens staat alle relevante informatie op www.scz.be
3.4. Vergoedingen.
Vrijwilligers doen hun werk op vrijwillige basis. Zij worden dus niet vergoed voor hun prestaties.
Indien de vrijwilliger onkosten moet maken om zijn taak te vervullen kunnen die, mits voorafgaand akkoord van het bestuur en na indiening van de bewijsstukken, vergoed worden.
Voor de lesgevers geldt een aparte regeling.
3.5. Conflicten en geschillen.
Wanneer zich geschillen of conflicten voordoen tussen vrijwilligers onderling of tussen vrijwilligers en de organisatie, moet door middel van overleg een oplossing worden gevonden.
In eerste instantie zal er binnen de eigen groep naar een oplossing worden gezocht. Als er na gesprekken onderling geen oplossing gevonden wordt, kan de specifieke groep het bestuur inschakelen. Het bestuur zal dan de functie van mediator vervullen.